La Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu compte dans ses rangs une vérificatrice générale, nommée par résolution par le conseil municipal. Chargée de réaliser un audit de performance sur la gestion des fonds publics, elle a récemment rendu son premier rapport qui se concentre sur le Service de l’urbanisme. Le document fait état de 17 recommandations.
S’inscrivant désormais au rang de grande ville du Québec, la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu a eu l’obligation de se doter des services d’un vérificateur général dès son passage à 100 000 habitants. Celui-ci détient une impartialité totale par la structure de la Loi sur les cités et les villes assurant son indépendance.
Sonya Guilbault, vérificatrice générale du nouveau « Bureau » de la Ville, a ainsi entamé un mandat de sept ans, le 9 octobre 2023. Avec l’aide d’une équipe d’experts, dont ceux du domaine de l’urbanisme, elle a épluché 23 dossiers sur un total de 2081 permis et certificats, alloués de 2019 à 2023 par la Ville. L’objectif de cette étude : évaluer si la Ville a géré avec efficacité, efficience et économie la délivrance de ces documents, en respectant la réglementation.
La vérificatrice générale rappelle l’importance du contexte municipal dans le cadre de ce premier rapport : « Saint-Jean-sur-Richelieu, c’étaient cinq villes qui se sont regroupées en une seule grande ville. Elle a pour objectif de s’optimiser, mais elle est encore à l’étape de consolider ses façons de faire », souligne-t-elle en entrevue.
Recommandations
Ce premier rapport, rendu public lors de la séance du conseil municipal du 28 mai dernier, fait état de 17 recommandations du Bureau. Élaborer des critères de priorisation des demandes de permis et de certificats, intégrer des certificats exigés aujourd’hui, mais présentement absents des formulaires de demandes en ligne, optimiser l’efficience des équipes, mettre en place une collaboration interservices plus efficace… Nombreuses sont les pistes pour faire de Saint-Jean-sur-Richelieu une ville plus performante.
« La Ville devrait formaliser des mécanismes de gestion dans un premier temps. Ils ont également besoin de bâtir des outils pour structurer le travail de leurs employés. Cela permettrait d’assurer une qualité des analyses qui sont faites et d’assurer que les permis qui sont délivrés permettent de couvrir tous les risques pour les citoyens », explique Sonya Guilbault.
Productivité
Avec l’aide de ces 17 recommandations, la Ville pourra mieux maîtriser sa tarification, ses coûts et ses activités liées à la délivrance des permis et certificats, mais aussi mieux planifier les inspections subséquentes. En 2023, les 15 inspecteurs de la Division permis et inspections de la Ville passaient par exemple 36% de leur temps à l’analyse et à la délivrance des permis et certificats.
Sonya Guilbault relève que sans outils de grilles uniformes pour s’assurer que chaque dossier respecte les exigences, certaines d’entre elles ne seraient pas examinées. Ce manque d’outils cause également un manque de productivité : libérer du temps permettrait aux inspecteurs de s’occuper d’autres tâches.
En outre, les citoyens pourraient bénéficier d’une information plus complète dans le processus de demande en ligne, comme davantage de formulaires à remplir par eux-mêmes dès le début de leur démarche. Cela éviterait des rencontres entre citoyens et inspecteurs, rendant ainsi le citoyen plus autonome. Dans le cas d’une demande de permis pour une piscine par exemple, le certificat de localisation, exigé par le règlement, manquait à l’appel dans les formulaires à remplir, rallongeant ainsi la procédure.
Plan d’action
Les recommandations, qui viennent d’être passées, doivent désormais être étudiées par la Ville pour qu’elle en fasse des objectifs opérationnels. Un plan d’action sera donc la prochaine étape pour l’administration municipale. Ce plan sera validé par la vérificatrice générale et fera l’objet par la suite d’une reddition de compte au comité d’audit, à compter de cet automne. Ce plan d’action, tout comme le rapport de la vérificatrice générale visent l’optimisation des pratiques de Ville, qui s’inscrit par ailleurs dans le plan stratégique 2023-2033 de la Ville.
Une fois que la Ville aura atteint son rythme de croisière, le Bureau de Sonya Guilbault validera ce plan d’action. Chaque opération proposée sera passée au peigne fin et jugée plus ou moins réalisable. Le Bureau déclenchera ensuite un suivi tous les six mois pour s’assurer que ces actions soient bien mises en place par la Ville.
« Nous accueillons avec beaucoup d’ouverture les recommandations du rapport […]. Je vous confirme que l’équipe municipale est déjà mobilisée pour les mettre en œuvre », commente Daniel Dubois, directeur général de Saint-Jean-sur-Richelieu. Le Canada Français vous invite à lire la prochaine édition pour en apprendre davantage sur le rapport de la vérificatrice générale.
