La perspective de prendre du temps pour organiser votre système de classement de dossiers a le pouvoir de faire en sorte que même les plus courageux d’entre nous se cachent derrière une liste de choses plus importantes à faire. Pourtant, avec un peu de volonté et quelques astuces, il est tout à fait possible d’améliorer l’organisation de nos papiers importants. Voici comment organiser le rangement de dossiers.
Faites du ménage dans votre paperasse
Cela peut sembler évident, mais l’un des meilleurs moyens d’organiser un système de classement de bureau est de réduire les dossiers que vous devez organiser. L’élimination des dossiers par contenu peut être délicate car il est difficile de déterminer quels fichiers doivent être enregistrés et quels fichiers peuvent être jetés, mais la suppression des fichiers par âge présente un moyen sûr et standardisé de décider de ce que vous pouvez jeter.
Utilisez un code de couleur
Les gens utilisent des codes de couleur depuis que la paperasse du bureau et les systèmes de classement pour l’organiser sont devenus une réalité il y a des décennies. La technique éprouvée de codage par couleur n’échoue jamais et elle est relativement rapide et facile à mettre en œuvre, même si vous disposez d’un système de classement particulièrement complexe. Le codage par couleur vous incitera à trier les dossiers par catégories, vous permettra de trouver rapidement des fichiers et à ajouter du plaisir au processus de classement.
Cette technique d’organisation est le moyen idéal pour transformer des piles de papier en paquets ordonnés de la meilleure façon possible. Mieux encore, le codage par couleur fonctionne à la fois sur les fichiers physiques et numériques, et si vous devez organiser les deux types de dossiers, vous pouvez facilement utiliser le même système de code de couleur pour chacun.
Organisez vos dossiers par importance
Quiconque a déjà cherché dans des fichiers comprend le désir de trouver exactement ce dont vous avez besoin au lieu de trouver 100 choses dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, essayez d’organiser vos fichiers de bureau par ordre d’importance pour rendre la récupération de documents plus agréable pour tout le monde.
Sondez les employés et demandez quels fichiers de bureau auxquels ils doivent accéder tout au long de l’année. Organisez votre système, numérique ou physique, selon ces catégories. Assurez-vous également de catégoriser et d’étiqueter les sous-fichiers. Par exemple, vous pouvez étiqueter vos fichiers de niveau supérieur, « Fichiers cruciaux », et inclure des étiquettes distinctes pour « reçus », « contrats » et autres.
Numérisez vos fichiers
Lorsque vous numérisez des fichiers, vous créez essentiellement un système de classement sans papier. De nombreuses personnes trouvent qu’il est beaucoup plus facile d’organiser un système de classement numérique qu’un système de classement. Si vous choisissez de numériser vos fichiers, vous devrez commencer par analyser et convertir vos anciens fichiers, un processus qui peut prendre beaucoup de temps et de travail.
Choisissez où ranger vos dossiers
Enfin, rangez vos dossiers physiques dans un classeur à tiroirs, ou dans des boites que vous placerez sur des tablettes faciles d’accès, en vous assurant que tout est bien identifié, et classe par ordre alphabétique ou d’importance.
